Todo sobre Workato: Respuestas a las preguntas más frecuentes

Workato es una Plataforma de Integración como Servicio (en inglés, sus siglas son iPaaS) que se utiliza principalmente para automatizar ciertas tareas que consumen mucho tiempo y que, de otro modo, crearían una sobrecarga de trabajo innecesaria en la empresa. En este artículo, resolveremos algunas de las dudas y preguntas más comunes sobre la plataforma (FAQs de Workato). Entender algunas de las características y sutilezas de Workato es un buen comienzo para las personas y empresas interesadas en proteger sus sistemas y recursos tecnológicos. 

Respuestas a las preguntas más frecuentes sobre Workato: FAQs de Workato

En este artículo de preguntas frecuentes sobre Workato, hemos tratado de reunir diez de las  cuestiones que más se repiten con el objetivo de solucionar las dudas que la mayoría de los usuarios tienen.

1. ¿Para qué sirve Workato?

Principalmente, Workato es una plataforma de automatización que permite a las empresas reducir la carga de trabajo manual necesaria para coordinar datos y tareas entre múltiples sistemas de IT. El objetivo de Workato es aumentar la eficacia organizativa en la gestión de todo tipo de operaciones empresariales. 

Si quiere saber más sobre las ventajas de utilizar Workato, no puedes perderte el siguiente artículo: 7 razones por las que deberías integrar, automatizar y orquestar con Workato.

2. ¿Qué tipo de software es Workato?

Workato pertenece a la categoría tecnológica de Plataforma de Integración como Servicio (iPaaS). Ofrece diversos servicios en la cloud que permiten una comunicación fluida entre aplicaciones, sistemas y fuentes de datos dispares, ya sean almacenados on-premises  o en la cloud. Las capacidades de automatización de Workato soportan la ejecución y gestión de flujos de integración simples, complejos, preconstruidos y personalizados por igual.

3. ¿Es Workato fácil de usar?

Workato está diseñado para que un amplio número de usuarios pueda manejarlo con facilidad. Gracias a su interfaz de low-code, tanto los usuarios con más conocimientos técnicos como los que tienen menos pueden aprovechar sus ventajas. Además, tener un nivel básico de experiencia en automatización puede ayudar mucho con Workato. 

4. ¿Qué es una Workato recipe?

Una Workato recipe define un único flujo de trabajo de automatización en Workato. Describe los pasos que sigue la plataforma para transmitir datos entre distintas aplicaciones y sistemas para realizar alguna tarea. No requieren conocimientos de programación, ya que pueden diseñarse y personalizarse mediante la interfaz de drag-and-drop de Workato. 

5. ¿Quién es la competencia de Workato?

Algunos competidores destacados de Workato en el ámbito de los iPaaS y la automatización son Zapier, Mulesoft, Boomi, SnapLogic, Jitterbit, Tray.io, Talend, etc. Aunque todos estos proveedores de iPaaS tienen sus propias ventajas e inconvenientes, Workato resalta sobre el resto por las siguientes ventajas, entre otras cosas:

• Complejidades simplificadas para los integradores: aunque Workato es idóneo para la automatización de flujos de trabajo y la integración de procesos empresariales complejos, facilita su consecución gracias a su plataforma unificada y visual que ofrece ambas capacidades. 
• Sincronización de datos en tiempo real: para garantizar que los datos estén siempre actualizados, Workato ofrece funciones de sincronización de datos en tiempo real. 
• Perspectivas de automatización basadas en IA: mediante el uso de la IA y el aprendizaje automático, Workato analiza de manera anticipada cómo se pueden mejorar los procesos mediante la automatización y la integración, minimizando, en general, el margen de error.

Quizás te interese saber más sobre iPaaS: Las 10 mejores iPaaS: las mejores para cubrir tus necesidades de integración

6. ¿Se puede integrar Workato con NetSuite? ¿Con qué otras aplicaciones puede integrarse?

Sí, Workato puede conectarse con NetSuite y otros sistemas ERP similares. De hecho, Workato viene con un conjunto de conectores preconstruidos que fusionan aplicaciones populares con tus sistemas existentes. Algunas de estas aplicaciones son:

• CRM (Salesforce, Hubspot).
• Automatización del marketing basado en cuentas (Marketo).
• Sistemas de RR. HH. (Workday). 
• Tecnologías de comunicación y cooperación (Slack, Jira). 
• E-commerce (Shopify). 
• Suites empresariales y ofimáticas (Zoho, Google Workspace).  

7. ¿Es Workato una herramienta de RPA (Automatización robótica de procesos)?

Workato no se considera una herramienta tradicional de RPA(Automatización robótica de procesos). Este tipo de programas automatizan tareas sencillas basadas en reglas. Funciona a nivel de interfaz de usuario utilizando bots que imitan la interacción humana. Por otro lado, tampoco necesitan una API para su aplicación. Como iPaaS, Workato se centra más en los flujos de trabajo empresariales. Esto ocurre en múltiples funciones organizativas, fuentes de datos y equipos. Las automatizaciones de flujos de trabajo también requieren las API para conectar varios sistemas entre sí. Se activan por algún evento empresarial que debe producirse inicialmente (por ejemplo, actualizar la información de un cliente en una base de datos). 

Sin embargo, Workato puede servir de puente entre automatizaciones tanto robóticas como las de flujos de trabajo. Workato puede conectarse con un software de RPA como es UiPath para aprovechar sus distintas ventajas junto con la ejecución de automatizaciones API-driven más complejas. 

8. ¿Cuál es el modelo de seguridad de Workato?

Workato se toma la seguridad muy en serio y aplica las siguientes prácticas:

• Cifrado a nivel básico: Workato sigue protocolos criptográficos como SSL/ TLS para garantizar la transmisión segura de datos a través de diversos canales. 
• Control de acceso: Workato aplica principios como IAM para garantizar que los usuarios accedan a los datos que les han sido asignados.
• Cumplimiento de la normativa: Workato cumple y está alineado con los estándares como el RGPD e el HIPAA para que las empresas puedan crear flujos de trabajo que cumplan los requisitos de seguridad generales y específicos del sector.
• Registros y seguimiento de la actividad: las acciones de los usuarios se registran sistemáticamente para realizar comprobaciones y auditorías periódicas.  
• Seguridad específica por área: al permitir a los usuarios especificar su ubicación geográfica, Workato puede alinearse con los mandatos de almacenamiento de datos que cubren esa zona. 

9. ¿Cuáles son algunos casos reales de uso de Workato? 

En el mundo real, especialmente dentro de una empresa en funcionamiento, Workato desempeña un papel fundamental en las siguientes actividades: 

• Recursos humanos: contratación de personal, incorporaciones, desvinculaciones, asignación de documentos.
• Finanzas: facturación, aprobación de gastos, comunicación de datos financieros.
• Atención al cliente: gestión de tickets, gestión de canales de comunicación como correos electrónicos, formularios de retroalimentación, etc. 
• Marketing: generación de campañas, gestión de la entrega de clientes potenciales, sincronización de los materiales de marketing. 

Este tipo de actividades están generalizadas en múltiples sectores como: 

• Sanitario: Workato puede supervisar las historias clínicas de los pacientes, programar citas y gestionar los procedimientos de facturación. 
• Educativo: la plataforma puede agilizar las actividades de procesamiento de calificaciones, matriculación y programación de clases. 
• Comercio minorista: en el comercio minorista, Workato puede utilizarse para procesar pedidos y realizar un seguimiento de los programas de fidelización de los clientes. 
• Secundario: las tareas de producción y gestión de la cadena de suministro pueden simplificarse gracias a la potencia de la automatización de Workato. 
• Tecnológico: el proceso de desarrollo de software puede hacerse más ágil utilizando Workato al simplificar las actividades de soporte y detección de problemas. 

10. ¿Cuánto cuesta Workato? ¿Cuáles son las tarifas y los precios de Workato?

Workato tiene un modelo de precios basado en presupuestos. Divide sus costes en dos niveles: empresa y producto. Además del pago base del plan de negocio, se pueden comprar recipes según se necesiten o se utilicen dentro del sistema. Se puede comprar solo una recipe o en lotes. Hay packs de 10, 25, 50 y 100 recipes. Puedes ponerte en contacto con Workato para hacerte con una demo y recibir un presupuesto. 

Chakray: tu partner oficial de Workato para automatizaciones de flujos de trabajo sólidas

Únete a Chakray para obtener asistencia e implementación personalizada de Workato. Contamos con un excelente historial y un sólido equipo de expertos para ayudarte con Workato, sea cual sea el escenario. Nuestra experiencia no solo destaca en el Reino Unido, sino también en España, Canadá, Latinoamérica, África y Asia-Pacífico. Con Workato, hemos ayudado a nuestros clientes a ser eficientes mediante la integración de sus sistemas al reducir la intervención humana y al mejorar la limpieza de los datos organizativos. Nuestros expertos reconocen las particularidades de la plataforma Workato: su interfaz de low-code, SDK, conectores listos para usar, sus capacidades para diferentes funciones empresariales como la automatización de RR. HH. y finanzas, etc. Además, nuestras soluciones nunca son genéricas. Sabemos que el objetivo final de cada empresa es diferente y trabajamos para ofrecer soluciones únicas para cada una de ellas. 

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Resumen sobre las FAQs de Workato 

Si eres nuevo en el mundo de la transformación digital empresarial, Workato es una gran herramienta para empezar con la modernización de tus sistemas informáticos. Al permitir que personal menos técnico automatice flujos de trabajo simples y complejos que ayudan a gestionar una empresa, Workato puede aportar cambios positivos y duraderos a su negocio. Esperamos que este artículo sobre preguntas frecuentes sobre Workato te ayude a modo informativo y que puedas estar a la vanguardia antes de dar el paso definitivo para usar Workato en tu organización

¿Aún tienes preguntas tras leer este artículo? ¡No te preocupes! ¡Contacta con Chakray para lo que sea que necesites saber!