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Incorporaciones, traslados y bajas

Reducir el tiempo de incorporación de un nuevo empleado y hacerlo productivo.

Incorporaciones, traslados y bajas

Las incorporaciones, los traslados y las bajas (JML, joiners, movers and leavers) son un proceso clave de RR. HH., en la mayoría de las organizaciones. Se trata del proceso de RR. HH., de gestión de los empleados desde su entrada en la organización, su traslado de departamento o área y su baja de la organización; el ciclo de vida de un empleado. Los procesos empresariales se ocupan de todos los cambios necesarios en los upstream y downstream systems para dar soporte a la función o al cambio de función del empleado.

El tiempo que conlleva incorporar a un nuevo empleado y hacer que sea productivo en su puesto puede resultar un sobrecoste considerable y una pérdida de valor para las organizaciones. Puede influir en su capacidad para responder a los cambios del entorno o reaccionar ante las oportunidades del mercado. El tiempo empleado en inhabilitar a los empleados en los sistemas y la finalización de este proceso también crea áreas de riesgo y vulnerabilidad para las organizaciones.

Afrontar un proceso de JML

Es necesario que las organizaciones analicen sus procesos desde distintas perspectivas. No solo la perspectiva interna de los RR. HH., sino también la opinión de los consumidores sobre los RR. HH., y su interacción con las necesidades de otras áreas funcionales. Se trata de no solo entender lo que se necesita, sino buscar oportunidades para mejorar la experiencia general. 

Es importante analizar y entender el coste del proceso existente, de forma que pueda comprenderse la rentabilidad de la inversión que supone su automatización. 

Es necesario comprender no solo el proceso, sino también los niveles de servicio entre las áreas funcionales de la organización o con los proveedores: 

  • ¿Cuánto tiempo se tarda en disponer de los equipamientos?
  • ¿Se pueden reutilizar los equipamientos?
  • ¿Es necesario solicitar formación?
  • ¿Se puede planificar la formación de forma automática y conocer la disponibilidad?
  • ¿A qué sistemas hay que permitirles el acceso y qué función desarrollan?
  • ¿A qué sistemas se puede acceder de forma automática?
  • ¿Son los sistemas adicionales los que necesitan la creación manual de cuentas, quién es el responsable de ello y cuál es el nivel de servicio correspondiente a esta actividad?

Creamos una imagen de las API de las que disponemos, las que necesitamos para extraer servicios y las que hacen falta como puntos de entrada o salida en los procesos. Los procesos de incorporación, traslado y baja están muy vinculados a los puestos de trabajo y en la función basada en el control de acceso. La jerarquía de funciones en la organización es muy importante en cuanto a las asignaciones en todos los procesos empresariales y los informes. Es lo que hace que este proceso sea tan importante en muchas empresas. Si no se puede elaborar un modelo correcto de la jerarquía organizativa, las funciones y las asignaciones, será muy difícil hacerlo en otras áreas de la empresa o en otros procesos empresariales importantes. 

Con los datos correctos, la API y la arquitectura de integración, una organización puede crear procesos más flexibles que sean capaces de responder al cambio. Los procesos varían, la legislación cambia y si creamos modificaciones desde el principio, tendremos más posibilidades de responder al cambio cuando este se produzca. 

¿Por qué las empresas lo hacen mal?

Las organizaciones suelen cometer sus errores en los orígenes de su sistema de RR. HH. Resulta fácil acabar con una jerarquía organizativa establecida en un sistema de RR. HH., que no refleja la realidad ni se ajusta a otros sistemas. También es habitual recuperar un empleado del sistema de RR.HH., y no tener la información necesaria para proceder en las estructuras de directorio Active Directory o LDAP. Otra posibilidad es que la persona a la que informan en RR. HH., no sea en realidad a la que tienen que informar, quizás en cuanto a sistemas o para la aprobación de gastos.

Otro de los errores más comunes que cometen las organizaciones es centrarse demasiado o muy poco en el proceso. Esto se traduce en la pérdida de todo el valor de la automatización del proceso. Por ejemplo, dedicar demasiado tiempo a los que se incorporan y perder los beneficios de la eficiencia cuando un empleado se va.

La última área clave está en el enfoque general de la integración o la automatización del proceso. La mala selección de la tecnología, la falta de un modelo de datos que apoye las integraciones/API, las integraciones punto a punto y los servicios estrechamente conectados son áreas que pueden reducir los beneficios.

Cómo puede ayudar Chakray

Chakray ayuda a las organizaciones a evitar las dificultades de la automatización de estos procesos y a garantizar el éxito de los resultados. Gracias a nuestra experiencia en proyectos de integración y automatización, podemos ofrecer asesoramiento a nuestros clientes sobre las opciones más adecuadas y sentar las bases para el éxito de estos proyectos. El hecho de disponer con una parte que tenga un enfoque consistente de integración ayuda a conseguir una visión mucho más ecuánime durante la implementación de los sistemas y la tecnología.

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