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Workday

Comprender cómo fluyen los procesos empresariales existentes y cómo se estructuran los datos subyacentes ayudará a planificar la adopción de Workday y a formular una estrategia de integración.

Workday

Workday es una suite empresarial SaaS (Software as a Service) que combina finanzas, recursos humanos, planificación y análisis en una única herramienta. La plataforma ofrece una solución a la mayoría de las funciones más comunes dentro de los RR. HH., y las finanzas, tales como:

  • Gestión del talento
  • Gestión de nóminas y personal
  • Gestión del capital humano
  • Gestión de gastos
  • Gestión financiera

La plataforma combina diversas opciones para ampliar y personalizar la capacidad, una de las cuales es Workday Extend, que permite a los clientes crear aplicaciones y extensiones sobre la plataforma Workday. Sin embargo, para aprovechar el verdadero valor de Workday, la aplicación debe ser adoptada en la empresa, en general, a través de medios de integración en los que Workday ofrece muchas opciones.

Integración de Workday

Workday Integration Cloud es la principal oferta de Workday para fines de integración. Workday Integration Cloud es, esencialmente, una iPaaS (Integration Platform as a Service), que consiste en un bus de servicio empresarial (ESB, por sus siglas en inglés) en su núcleo, con muchos conectores y conjuntos de herramientas preconstruidos para aplicaciones y casos de uso comunes. 

Como alternativa, se puede adoptar una solución para toda la empresa para utilizarla con Workday. Ya sea una plataforma de middleware existente o una nueva implementación como parte de la adopción de Workday, hay muchos factores para tener en cuenta en la decisión de la tecnología de integración. Sin embargo, previamente, es importante sentar las bases correctas para la adopción de Workday y planificar la estrategia de integración por adelantado.

Aunque Workday es una plataforma conocida y de confianza con muchos clientes, es fundamental evaluar cómo va a funcionar en su empresa. Comprender cómo fluyen los procesos empresariales existentes y cómo se estructuran los datos subyacentes ayudará a planificar la adopción de Workday y a formular una estrategia de integración. Las implantaciones exitosas de Workday implican la producción de una arquitectura objetivo que abarque el negocio, los datos, las aplicaciones y la tecnología, con un desglose de los paquetes de trabajo para poder adoptar un enfoque de implantación por fases.

Al igual que con la plataforma Workday, la estrategia de integración también debería considerarse de forma holística, si es posible. Esto es para maximizar las oportunidades de reutilización y reducir la posibilidad de deuda técnica o retrabajo en el futuro. Sin embargo, esto debe estar cuidadosamente equilibrado con los beneficios de negocio de adoptar Workday rápidamente. 

En contra de la idea popular, la deuda técnica no siempre es mala, y las mejores prácticas no siempre son las «mejores» para una empresa en un momento dado. La clave está en  comprender conscientemente las decisiones y tener la capacidad de gestionar los riesgos y problemas asociados. Para enfatizar esto, podemos explorar dos estrategias principales para la integración de Workday:

  • Centrada en Workday.
    • Adoptar Workday rápidamente, centrarse en los RR. HH., en las finanzas y ofrecer resultados rápidos.
  • Centrada en la empresa.
    • Implantar Workday con el paso del tiempo, gobierno de la empresa, «buenas» prácticas.

Se trata de extremos opuestos de la escala, y está claro que puede haber espacio para un enfoque más intermedio, aunque la exploración de estos extremos puede ayudar a sacar a la luz las consideraciones para la integración.

Un enfoque centrado en Workday suele utilizar Workday Integration Cloud, ya que es el camino de menor resistencia para adoptar la solución. Es posible que se decida crear integraciones punto a punto con otras aplicaciones, ya que suele ser el enfoque más rápido. En un entorno con un número reducido de aplicaciones que se basan principalmente en cloud o SaaS, los riesgos asociados a este enfoque son bastante bajos. Las preocupaciones más comunes para tener en cuenta son:

  • ¿Podría estar demasiado «encerrado» en Workday, y esto podría ser un problema?
  • Si la organización se amplía o tiene una estrategia de M&A (fusiones y adquisiciones), ¿dificultará este enfoque la ampliación?
  • ¿Se puede reutilizar el trabajo de integración en el futuro?
  • ¿Estamos manejando los datos correctamente o existe la posibilidad de duplicar registros con este enfoque de integración?
  • Si tenemos que cambiar rápidamente de forma organizativa, ¿algo de lo que estamos haciendo aquí nos lo impedirá?
  • ¿Tenemos que adoptar habilidades de integración específicas de Workday en la organización?

Una vista de empresa puede ser el mejor enfoque si hay que tener en cuenta muchas otras aplicaciones y funciones, y si se trata de estructuras de datos y procesos empresariales grandes y complejos. Puede haber contrapartidas en cuanto a la capacidad de adoptar y utilizar Workday de manera rápida, depende de lo desarrollada que esté ya la estrategia de integración.

Beneficios clave

Algunas de las principales ventajas de integrar su implementación de Workday con el resto de tu porfolio de aplicaciones son:

Proceso integrado de incorporaciones, traslados y bajas en la organización

Hacer que los empleados sean más productivos cuando se incorporan y menos cuando se van

Capacidad para utilizar la jerarquía o estructura de RR. HH., como base para la cadena de aprobación y las jerarquías organizativas en otros sistemas de la empresa

Capacidad para aprovechar los datos de RR. HH., en otras partes de la empresa en la gestión de habilidades y competencias, y en la gestión de gastos

Errores comunes

El error más claro y común es valorar únicamente la integración de la aplicación Workday sin entender si es el mejor enfoque para la empresa. Los datos de RR. HH., y Finanzas son dos de los conjuntos de datos más habituales, aunque es probable que haya muchos otros sistemas que tengan una dependencia o se alimenten de RR. HH., y Finanzas. Tratar con estos sistemas como una idea tardía, probablemente, conducirá a complicaciones más adelante.

No entender los procesos de negocio o intentar entenderlos demasiado tarde en el proceso es también un problema común cuando se trata de implantar Workday. Si el diseño de los procesos con los puntos de integración no se lleva a cabo por adelantado, existe un riesgo importante de que se retrasen las implantaciones o de que se adopten procesos que no son los más adecuados para la empresa.

No tener en cuenta los productos de middleware o integración existentes, también es un error. Existe la posibilidad de que Workday se adquiera e implemente de forma departamental sin conocer las plataformas o capacidades de integración existentes en la empresa. Esto podría llevar a la adopción de múltiples tecnologías y capacidades de integración.

Por último, es muy frecuente la falta de competencias en este ámbito. Es poco probable que, al adoptar Workday, haya ya especialistas en integración de Workday en la empresa. El problema aquí no es solo la falta de habilidades para abordar la integración, sino la capacidad de encontrar las habilidades necesarias para lograr la mejor solución para su empresa. Puede ser muy habitual buscar especialistas o socios de «integración de Workday», lo cual está bien si se decide a nivel de empresa que es necesario un enfoque centrado en Workday. Sin embargo, el problema de buscar especialistas en integración de Workday es que la solución estará centrada por defecto en Workday. Si no está claro lo que se necesita para adoptar, lo mejor sería recurrir a un socio agnóstico que pueda tomar los requisitos de la empresa y utilizar las especialidades cuando sea necesario, en lugar de un enfoque centrado en la tecnología.

Cómo puede ayudar Chakray

Chakray es un socio de transformación independiente del proveedor que puede llevar a cabo la adopción de Workday para obtener los mejores resultados para tu empresa, utilizando especialistas en Workday cuando sea necesario. Nos guían los resultados y el éxito a nivel empresarial, con un alto grado de experiencia y capacidad con muchas tecnologías, que incluye Workday.

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