La integración de la empresa es fundamental para los resultados del negocio. Es un proceso extenso que comprende una serie de pasos clave. La selección de la tecnología es uno de estos pasos iniciales, y tomar una buena decisión al principio del proceso hace que todo el proyecto de integración vaya por buen camino. Elegir una tecnología adecuada es un reto único para cada empresa debido a sus diferentes necesidades. Por lo tanto, desglosar la etapa de selección de la tecnología en factores más pequeños crea una rúbrica general de toma de decisiones para todas las empresas; la tecnología correcta sirve como la base sólida para los objetivos de transformación digital de cada una de ellas.
En este artículo, conoceremos los pasos, las metodologías y los puntos de análisis que conforman la mejor manera de proceder para seleccionar las tecnologías empresariales.
¿Qué es una estrategia tecnológica?
Todo proceso de toma de decisiones comienza con un plan amplio que engloba las posibles acciones necesarias para lograr los resultados deseados. Una estrategia tecnológica sirve exactamente para todo lo relacionado con los recursos informáticos de una empresa. Está desarrollado por el personal de negocio y de informática de una empresa y explica cómo las tecnologías se integran en la estrategia comercial. Suele realizarse para garantizar la estabilidad a largo plazo de la infraestructura de la empresa; una estrategia tecnológica puede servir para predecir los cambios en las necesidades futuras de la empresa y estudiar las repercusiones de la implantación de una determinada solución digital en el presente.
Una estrategia tecnológica puede informar a muchas áreas. Algunas de ellas son:
- Adquisición de tecnología de la información.
- Los puntos fuertes y débiles de los actuales sistemas informáticos de la empresa.
- Asignación de recursos informáticos.
- Resumen de recursos (incluye factores como el personal y los presupuestos).
- Gestión de los recursos.
Las partes interesadas, no técnicas, deben entender las estrategias tecnológicas. Por lo tanto, se debe evitar el uso de terminología relacionada con la informática. Además, una estrategia tecnológica puede aludir brevemente a la arquitectura empresarial de un negocio al proporcionar una visión general de alto nivel de su estructura.
Los marcos estándares de arquitectura empresarial (TOGAF y ASSIMPLER) se pueden utilizar para identificar áreas de mejora dentro de la estrategia empresarial actual y áreas de desarrollo para las futuras. Los líderes empresariales y tecnológicos pueden estudiar la convergencia entre el negocio y la informática de las diferentes facetas de las operaciones de una empresa utilizando estos marcos y otros. En el caso de una fuerte convergencia entre el negocio y la informática, la funcionalidad de la infraestructura de la informática de una empresa apoya eficazmente sus objetivos de negocio. Además, estos marcos también ayudan a definir una hoja de ruta tecnológica. Se trata de una representación visual de la estrategia tecnológica, que permite a los equipos individuales de una organización trabajar para conseguir sus objetivos. Especialmente en el caso de las grandes empresas, una hoja de ruta tecnológica puede ayudar a hacer un seguimiento de las soluciones e iniciativas informáticas más complejas (como migraciones y seguridad).
¿Qué es la selección de tecnología?
La selección de la tecnología es una parte de la estrategia tecnológica más amplia de la empresa. Se trata de una metodología que consiste en analizar el caso de negocio y elegir la tecnología o pila tecnológica que lo resuelva con mayor eficacia. Un caso de negocio suele consistir en objetivos no cuantificables como:
- Mejor retención de clientes.
- Desarrollo de la moral en el lugar de trabajo.
- Reducción de las perspectivas de litigio.
Contar con un sólido argumento comercial hará que las empresas no se limiten a seleccionar la tecnología porque sí. Si esto ocurre, se produce lo que se conoce como shelfware: una herramienta de software adquirida que nunca se pone en uso independientemente de su calidad inherente. Para generar el máximo valor, las empresas deben poner en valor a sus profesionales del negocio antes de elegir una tecnología.
Lo fundamental del proceso de selección de tecnología es:
- Antes de invertir en cualquier tecnología nueva, una empresa debe evaluar la capacidad básica de su entorno informático actual para que cualquier modificación que realice sea una mejora necesaria. Esto permitirá a las empresas inspeccionar los pormenores de las nuevas tecnologías que adquieran y aprovechar sus ventajas, a la vez que evitan los peligros de su antiguo sistema.
- Una empresa tiene numerosos departamentos y equipos, cada uno con su propio objetivo final. Antes de proceder a la selección del software, es necesario establecer una base común entre los numerosos componentes de una organización. Para lograrlo, una empresa debe adoptar una sólida jerarquía de liderazgo interno y apoyo ejecutivo junto con un marco de gobernanza que represente a todos los departamentos de la forma más equitativa posible.
Tres pasos para seleccionar la tecnología de integración adecuada para tu organización
Cualquier proceso de selección de tecnología sigue alguna versión de los siguientes pasos:
- Descubrimiento técnico o exploración tecnológica.
- Análisis de la tecnología o evaluación de la tecnología.
- Gastos, costes y presupuestos de la informática.
¡Ampliemos estos pasos para comprenderlos en detalle!, sobre todo en el ámbito de la integración.
Paso 1: descubrimiento técnico o exploración tecnológica
Si una empresa requiere una integración de sus sistemas informáticos, el primer paso del descubrimiento técnico sería la fase de predesarrollo de su proyecto de integración. En este caso, la empresa debe crear un equipo de expertos que reúna información pertinente al caso de uso de la empresa: requisitos funcionales y no funcionales (contexto del problema), personas implicadas, procesos, políticas y mucho más. Después, el equipo utiliza esta información para llevar a cabo un análisis inicial que dibuje una imagen amplia o visión del proyecto de integración y sus resultados relacionados con las necesidades de las partes interesadas y los usuarios finales.
Esta fase de exploración no da lugar a una solución final de forma inmediata. Más bien, es una forma de que el equipo examine el entorno del proyecto y recopile conocimientos sobre las posibles formas de llegar a una solución.
Durante esta etapa, el equipo intentará responder a preguntas como:
- Las tecnologías disponibles y emergentes en el mercado. Esto ayudará a delimitar una categoría de mercado que se ajuste al caso de negocio de la empresa, que ayude así a encontrar una nueva tecnología para actualizar los sistemas antiguos. Una categoría de mercado es un conjunto aproximado de tecnologías que compiten entre sí y que funcionan y resuelven problemas parecidos. Por ejemplo, si una empresa necesita un sistema de acceso seguro para su sitio web, un buen lugar para empezar sería el Identity and Access Management (IAM) dentro del mercado.
- Las ventajas e inconvenientes de las tecnologías existentes en la empresa.
- Limitaciones técnicas. Por ejemplo, las soluciones de infraestructura en informática requieren que las empresas piensen si prefieren alojar sus sistemas on-premises o en cloud. Si la empresa prefiere las soluciones en cloud, hay más restricciones que hay que tener en cuenta, como los tipos de modelos de implementación de cloud (pública, privada o híbrida) o la elección de los proveedores de servicios en cloud (Amazon, Azure, etc.).
- La formación que deben recibir los especialistas en integración si la empresa opta por adquirir una nueva tecnología. Esto es para que tengan suficiente conocimiento sobre la tecnología para implementarla de la mejor manera.
- La interoperabilidad de la herramienta. Este aspecto se centra en la capacidad de la nueva tecnología para comunicar la información sin problemas con otras herramientas existentes en la empresa. Esto garantiza que la nueva tecnología se integre en los sistemas ya existentes.
- Ecosistemas de socios y apoyo. Las tecnologías y los productos que cuentan con una sólida red de socios comerciales y defensores de terceros, que piensen en las consultorías de gestión de proveedores, pueden tener también una sólida comunidad de expertos y trabajadores que pueden ofrecer su apoyo en caso de preguntas o dificultades.
Paso 2: análisis de la tecnología o evaluación de la tecnología
En este paso, el equipo puede realizar una serie de tareas diferentes que conduzcan a la elección final de la tecnología adecuada:
- Tras la investigación de la etapa de descubrimiento técnico, el equipo elabora una «larga lista» de posibles vendedores o proveedores de tecnología. Pueden ser los propios proveedores de software u otras organizaciones proveedoras de servicios, como consultorías o agencias de integración. Algunos factores que forman la larga lista son: la ubicación geográfica, los costes y la convergencia de los conocimientos técnicos.
- El equipo reducirá esta lista en una preselección. Esto se puede hacer al estudiar la situación idílica de un software (la situación empresarial en la que un software resulta más útil) y al comprobar si coincide con el caso de uso actual de la empresa.
- Esta lista contiene todos los posibles proveedores de tecnología que la empresa desea evaluar. Hay tres formas en las que una empresa puede solicitar la atención de los proveedores. Una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) pide información sobre la tecnología al proveedor. La empresa compradora envía una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) a los posibles proveedores para que puedan presentar propuestas comerciales desde su perspectiva. El objetivo de una solicitud de propuesta es ampliar el conjunto de posibles proveedores de la empresa compradora. Así mismo, trata de gestionar el proceso de selección de la tecnología mediante un enfoque estratégico data-driven. Por último, se envía una solicitud de presupuesto (RFQ, por sus siglas en inglés) para solicitar información sobre el gasto al proveedor. A veces, las empresas envían las tres solicitudes completas o una combinación de algunas.
- Aunque la solicitud de propuestas contiene información sobre el contexto del proyecto, un ciclo de preguntas y respuestas contribuirá a acercar relaciones entre lo que la empresa requiere y lo que los proveedores ofertantes ofrecen.
- Las propuestas de los proveedores licitadores se evalúan de forma crítica. Los licitadores también pueden realizar pruebas de concepto (PoC, en inglés) que permiten a las empresas ver la tecnología en acción. Durante la fase de prueba de concepto, los proveedores intentan replicar una implementación final y dar cabida a pruebas prácticas por parte de los miembros de la empresa siempre que sea posible.
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Paso 3: gastos, costes y presupuestos de la informática
Si bien la evaluación de los gastos de informática no es un paso en sí mismo, pues tanto en la fase de descubrimiento técnico como en la de análisis de la tecnología se hacen observaciones sobre los gastos y los presupuestos, es un segmento muy importante del proceso de selección de la tecnología. La negociación de los precios comienza desde las fases iniciales del proyecto. Se trata de informar a los posibles proveedores de que el precio es un factor influyente en el proceso de toma de decisiones de la empresa. Los costes de informática pueden incluir una serie de costes inmediatos o a corto plazo, así como el coste total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) que incluye los gastos a largo plazo relacionados con las licencias, el mantenimiento y las actualizaciones.
Una vez que el equipo se ha decidido por un proveedor tras reflexionar sobre los PoC de sus licitadores, se puede llevar a cabo algunas negociaciones de cierre para la fijación de precios. Sin embargo, esto tiene menos peso que las continuas, aunque sutiles, negociaciones que se realizan durante el procedimiento de selección.
Cabe señalar que la elección final de la tecnología no debe basarse únicamente en los costes monetarios. En lugar de optar por la opción más barata, es mejor para la empresa seleccionar una tecnología que promueva un alto valor empresarial y se ajuste razonablemente al presupuesto.
Conclusión
Este artículo nos ofrece una visión global del proceso de selección de tecnología a través de la perspectiva combinada de los aspectos empresariales y digitales de una empresa. Antes de tomar la decisión final por una tecnología de integración en concreto, las empresas pueden seguir los pasos mencionados anteriormente para seleccionar a los posibles candidatos.
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