Organización de Investigación y Desarrollo

La innovación es una tarea arriesgada, pero aprender de los errores y logros del pasado puede ayudar a mitigar los posibles contratiempos. Por eso es importante el impacto –cómo afectan las consecuencias de un conjunto de acciones a una situación concreta–, especialmente en el contexto empresarial.

De este modo, nuestro cliente, una organización de investigación y desarrollo (I+D) del Reino Unido, sitúa el impacto como elemento fundamental de sus actividades. Dado que su función es ayudar a las empresas a desarrollar y actualizar sus proyectos empresariales, la organización se dio cuenta de la necesidad de contar con un Marco de Gestión de Impacto (MGI) comúnmente aceptado que pueda informar el apoyo que prestan a sus clientes. Un MGI cuantifica el impacto a través de una serie de medidas y parámetros estándar reconocidos por todas las partes implicadas en los programas de innovación de nuestros clientes. También tiene en cuenta el hecho de que cada programa es intrínsecamente único, con lo que pretende facilitar una evaluación del impacto a nivel de programa que tenga en cuenta los detalles específicos de cada escenario.

El director de proyectos de la organización de investigación y desarrollo (I+D) en el Reino Unido, fue una figura clave para determinar la necesidad de un marco de gestión del impacto y destacar sus ventajas. Una MGI puede aportarles diversas ventajas, al igual que a las empresas a las que ayuda:

• Recopilación de datos de impacto que puedan ayudar a nuestro cliente a presentar argumentos convincentes para sus decisiones de financiación.
• Ofrecer una imagen coherente del impacto de las acciones de nuestro cliente, simplificando el proceso de visualización e información sobre la naturaleza de sus programas. Esto puede proporcionar garantías a las partes interesadas, en particular al BEIS, al HMT y al contribuyente, que influyen en la disponibilidad de los fondos públicos. También puede ayudar a identificar nuevas oportunidades de innovación todavía por explotar.
• Crear una comprensión unificada del impacto con sus equipos, clientes y partes interesadas externas. Esto sirve para que tengan claras sus funciones durante el calendario del proyecto. Un lenguaje común para debatir el impacto facilita la colaboración, hace que los objetivos sean más fáciles de alcanzar y aumenta la satisfacción laboral en general.

Tras descubrir estos posibles beneficios, la organización de investigación y desarrollo (I+D) del Reino Unido se puso en contacto con Chakray para diseñar un marco integral de gestión del impacto. La solución de Chakray consistió en utilizar WSO2 para integrar sus sistemas anteriores (su base de datos, la nube, el CRM, el gestor de métricas, etc.) de forma que ejecutara la lógica empresarial de un MGI.

La organización de investigación y desarrollo (I+D) del Reino Unido, con la ayuda del equipo de Chakray, ideó una solución que utilizaba WSO2 Micro Integrator y Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) para construir una capa de integración de sistemas (SIL).

Este módulo gestiona el complejo flujo y las transformaciones de datos hacia y desde los recursos digitales de nuestros clientes.

• La capa WSO2 Micro Integrator contiene tareas programadas que inician cierta lógica de negocio a través de servicios proxy. Todos los servicios están escritos para soportar una implementación de una arquitectura de microservicios en el futuro, pero están alojados como instancias monolíticas en el entorno actual.
• Los buckets S3 de AWS se utilizan para realizar un seguimiento de cada transacción y registrarlas como aprobadas o fallidas, tanto en el entorno de ensayo como en el de producción.

El objetivo principal de la arquitectura de la solución que se presenta a continuación es gestionar las encuestas rellenadas por los clientes de la organización de investigación y desarrollo en diferentes puntos de su interacción con la empresa:

• Se entrega a los usuarios una encuesta al estilo del Servicio Digital del Gobierno (GDS) a través de Salesforce.
• Las preguntas de la encuesta se cargan desde la aplicación Metrics Manager (MM) a Salesforce, ya sea como un registro temporal o como un nuevo registro/actualización de un registro existente. Una vez establecido un nuevo registro, un activador interno borra el registro temporal y modifica los registros existentes según los nuevos datos. Esto se reflejará como una encuesta con nuevas preguntas a los usuarios.
• Se envía una encuesta durante las fases previa y posterior a la aprobación del proyecto de la organización de I+D con su cliente. Las encuestas previas y posteriores a la aprobación se marcan como tales (tanto a nivel del encabezado de la encuesta como a nivel de pregunta individual) cuando se envían desde el MM a Salesforce. Esto se hace para que tanto las encuestas como las preguntas se identifiquen correctamente y se envíen durante la fase adecuada del proyecto.
• Normalmente, las encuestas previa y posterior a la aprobación son las mismas. Sin embargo, en el caso de las nuevas preguntas de la encuesta posterior a la homologación, se añaden sobre las preguntas existentes de la encuesta previa a la homologación. Las encuestas de la fase posterior a la aprobación a veces incluyen campos adicionales relacionados con el proyecto que no aparecen en la encuesta de la fase previa a la aprobación.
• Cuando un cliente de la organización de I+D ha completado la encuesta de aprobación previa [lo identificamos comprobando si el indicador de aprobación previa de la encuesta está marcado como «true» (verdadero)] y el proyecto se ha puesto en marcha, se envía una encuesta de aprobación posterior al cliente de la organización de I+D. Pueden acceder a la encuesta, todas ellas almacenadas en Salesforce. Una vez que el cliente de la organización de I+D ha completado la encuesta de aprobación posterior, el indicador de aprobación posterior de la encuesta se marca como «true».
• Del mismo modo, una vez finalizado el proyecto, se realizan encuestas de cierre y posterior al cierre
• El gestor de métricas consulta el estado del proyecto, así como la información de los participantes (clientes) de Salesforce para coordinar la asignación de preguntas y realizar un seguimiento de las etapas de la encuesta. También recibe información sobre la solicitud y la ubicación del Sistema de Financiación de la Innovación, que gestiona los proyectos y los estados de los proyectos. El IFS también hace un seguimiento del número de encuestas devueltas para poder establecer los registros del proyecto.
• La información sobre la competencia [esto abarca el tipo de ayuda que la organización de investigación y desarrollo (I+D) del Reino Unido proporciona a sus clientes; por ejemplo, subvenciones y préstamos] se enviará desde Salesforce CRM a Janus DB.

Arquitectura de un Marco de Gestión de Impactos

El cliente quedó satisfecho con esta solución propuesta por Chakray. Esperaban un servicio digitalizado que les ayudara a establecer una cultura basada en pruebas y datos para hacer realidad su visión del impacto en el centro de sus actividades. El objetivo de la capa de integración de sistemas era precisamente eso, salvar los silos de datos y hacer que los datos a nivel de cliente estuvieran más centralizados y fueran más accesibles.

El proyecto sufrió algunos retrasos debido a los constantes cambios en el diseño y a la falta de disponibilidad de recursos durante el periodo de pruebas. Imponer una arquitectura de la solución más completa al principio del proyecto para minimizar las modificaciones, controlar el número de solicitudes de cambio durante la producción y gestionar y confirmar los requisitos de forma más eficaz hará que cualquier adición futura al proyecto sea un éxito aún mayor.

A pesar de estas pequeñas dificultades, el proyecto del MGI ha tenido muchos resultados positivos:

• Llevar a la práctica su visión y proyecto: La adopción del Marco permite ahora a la organización de investigación y desarrollo (I+D) del Reino Unido supervisar eficazmente sus inversiones e iniciativas financiadas, calibrando con precisión su contribución a los objetivos del proyecto.
• Mayor responsabilidad y transparencia: Gracias a la aplicación de un marco normalizado, nuestro cliente puede mostrar su responsabilidad a las distintas partes interesadas, incluidos el gobierno, los socios del proyecto y el público. El MGI establece un enfoque transparente y coherente para medir e informar sobre los impactos, fomentando la confianza y la credibilidad.
• Enfoque estructurado para la evaluación de proyectos: El MGI permite a nuestro cliente evaluar exhaustivamente los resultados y las consecuencias de los proyectos financiados, lo que conlleva una evaluación más exhaustiva del éxito del proyecto y la identificación de las áreas en las que se pueden introducir mejoras.
• Poder de toma de decisiones: El MGI capacita a nuestro cliente para tomar decisiones informadas sobre la financiación del proyecto. Gracias al análisis de los resultados y efectos de los proyectos anteriores, la organización de I+D puede identificar las áreas con un impacto significativo y financiar futuros proyectos en función de si cumplen sus prioridades estratégicas. Como confirma el Director de Operaciones de nuestro cliente: «Poder informar a las entidades sobre el impacto que estamos teniendo nos ayuda a demostrar la rentabilidad del dinero y nos permite tomar decisiones basadas en pruebas sobre futuras inversiones para que podamos hacer lo que mejor sabemos hacer: fortalecer nuestra economía a través de la innovación.»